¿Limitantes empresariales? El punto ciego en tu negocio

“Vivimos inmersos en una ceguera total desde el día de nuestro nacimiento hasta el día de nuestra muerte y, en el breve intermedio que llamamos vida, somos incapaces de controlar lo que sucede a nuestro alrededor.”
Matilde Asensi Carratalá, periodista y escritora española.

No hay peor ciego que el que no quiere ver. Expresión bíblica.

Es común ver que los padres solo ven en sus hijos lo que quieren ver. No es tan diferente en las empresas. Un empresario comúnmente ve a su personal como parte de su familia. Este no es el problema, lo es cuando los errores evidentes dejan de serlo.

Una limitante que no ves, es una condena que tarde o temprano te hará pagar un precio. Una limitante empresarial te cobrará en tus utilidades, en la atención al cliente o en tu salud. Ver que las cosas no salen como deseas y no entender que pasa, te causará estragos respecto a tus utilidades, a tus clientes o a tu salud.

Puedo decirte que al menos hay tres limitantes empresariales, mismas que son responsables en gran forma de la trágica estadística de que 8 de cada 10 empresas no sobreviven a los primeros 5 años de vida. Que de igual modo provocan que al cabo de 10 años solo 2 logren superar exitosamente este periodo.

Como diría Jim Rohn (reconocido empresario estadounidense, autor y orador motivacional). “Si no estás dispuesto a arriesgar lo inusual, tendrás que acostumbrarte a lo ordinario.”

Las limitantes son por su propia naturaleza un bloqueo. ¿Qué pasa si ni siquiera sabes que existes? Son una desgastante guerra contra la adversidad.

Vamos a revisar tres de las principales limitantes y entender cómo afectan, cómo podemos detectarlas y cómo resolverlas.

Primera limitante. Procesos ineficientes.

¡Recursos! En efecto, los procesos ineficientes afectan tus recursos, desafortunadamente a los dos más importantes: el tiempo y el dinero.

Un proceso ineficiente se puede determinar de dos maneras: una, se identifica como un cuello de botella y dos, por la cantidad de merma que genera.

Un cuello de botella marca la velocidad de todo el proceso, así que no podrás producir más que lo que el proceso más lento marque. Haz una gráfica de avances por día y por semana y al final una por mes. Te darás cuenta que el proceso más lento será lo que al final podrás embarcar. Los procesos que vayan más rápido, simplemente son recursos de tiempo y dinero desperdiciado, debido a que habrás invertido sin oportunidad de aprovecharlos.

Pasos para solucionar un proceso ineficiente:
1. Detectarlo y saber que existe.
2. Crear una lluvia de ideas con las personas involucradas para hacer un diagrama Ishikawa (causa-efecto).
3. Abordar la o las causas que crean el problema.
4. Supervisar si la solución fue efectiva para formalizarla con todo el personal.

Pudiera ser que con una sola aplicación de la lluvia de ideas o la implementación no sea suficiente, pero te aseguro que con tu atención y dedicación terminarás por repetir el ejercicio hasta haber resuelto el cuello de botella.

Segunda limitante. Bajo desempeño del personal.

Gestión del tiempo, la famosa regla del 80/20. Lo bueno es que las herramientas de solución ya existen, sólo debes aplicarlas.

Una persona en promedio gasta el 40% de su tiempo en distracciones (redes sociales), juntas improductivas, falta de conocimiento o experiencia, entre algunas). La gente no hace consciencia de la pérdida de su productividad porque no tiene una meta con la cual compararse, si tiene una meta, entonces es posible que no haya indicadores que comparen anticipadamente cómo va contra esa meta. Si hay meta e indicadores entonces no hay consecuencias. Fin de la historia.

Una persona que no tiene consecuencias ya sea por hacer bien su trabajo o por no hacerlo bien, perderá el interés. No es personal, es un rasgo de los seres humanos. Cuando una persona no tiene consciencia sobre lo que hace, no entenderá que su comportamiento afecta su desempeño y esto acabará por desmotivarlo.

Para resolver esta limitante, es necesario aplicar un método que llamamos DNC (Detección de Necesidades de Capacitación). Este método mediante una entrevista nos ayuda a comparar que su desempeño esté al nivel del descriptivo de puesto (será necesario tengas su descriptivo de puesto actualizado), y de esta forma hacer un diagnóstico para determinar qué necesitamos para que mejore su desempeño.
Permíteme hacer énfasis que todo proceso de mejora del desempeño de la gente no trascenderá si no mantienes su evaluación mes con mes y que los resultados den lugar a compararlos con sus metas.

Recuerda que si no mides no podrás mejorar. Esta frase da entrada a la tercera limitante.

Tercera limitante. Falta de indicadores y reportes.

Permíteme hacerte una pregunta: ¿tomas tus decisiones para tu negocio viendo reportes o en una sala de juntas con tu personal?

7 de cada 10 directivos no tiene un sistema de reportes confiables.

Te doy un ejemplo: ¿quieres saber si una factura ya fue cobrada? Lo que haces es levantar el teléfono si no es que lo haces por un chat, y preguntas si el cliente X, ya pagó. Te responden que no tienen el dato pero que lo van investigar en tesorería con el responsable de cuentas por cobrar. ¿Esto te suena?

Una empresa, un negocio, necesita tener información clave e información de soporte. La clave es con la que tomas decisiones y la de soporte, que nos dice cómo va el negocio. Por ejemplo un reporte clave, nos haría saber el estado de la cobranza cada día, por cada cliente. Un reporte de soporte sería la información del avance ejecutado contra el avance cobrado. Los dos son importantes, solo que el primero te dispara una acción inmediata dirigida para llamar al cliente en cuanto al pago y el segundo, puede analizase en la junta de avances.

Citando a Jim Rohn: “Cuando la información se organiza, surgen las ideas.”

¿Cómo resolvemos esta limitante?
Durante un periodo de un mes, anota cada vez que solicitas una información para tomar una decisión y de igual manera en las juntas de avances, identifica que información debe estar actualizada para que la junta avance y sea productiva.

Los reportes claves y los de soporte, son parte de lo que se llama “reportes estratégicos” y esto forma parte de un tablero de mando central. No es más sencillo de cómo se lee.

Te dejo un par de ligas que seguro complementarán y te dirán cómo.

Tableros de mando integral: la base de la toma se decisiones.

Cinco beneficios de los reportes estratégicos

Las limitantes son justo esto, obstáculos que impiden tu desempeño. Si tu desempeño está comprometido, será necesario que de inmediato tomes acción. Ya sea que pidas ayuda externa o de forma interna, la mejora empresarial es una actividad inherente a las funciones directivas.