¿Qué tan productivo eres?

«El triunfo no esta en vencer sino en nunca desanimarse.»
Naopleón Bonaparte

«La confianza en sí mismo es el primer secreto del éxito»
Ralph Waldo Emerson

Sí, frases motivadoras, solo que a veces simplemente no sabemos qué hacer.

Dirigir una organización, un equipo deportivo, un salón de clase, ser un emprendedor, son ejemplos de actividades que exigen un gran desempeño e interés. Simplemente se requiere autodisciplina y autogestión.

A un director, ¿quién le dice que esta bien?, ¿quién lo evalúa?; solo los resultados son los que evalúan a un director. A veces estos resultados llegan cuando ya se han perdido campeonatos, competencias o cuando una empresa ya está en números rojos.

La capacidad de mantenernos motivados, de priorizar, de planear y de gestionar nuestro tiempo es una de las actividades claves para poder cumplir nuestros objetivos, rebasar las metas y lograr tener éxito en lo que nos propongamos.

Identifica estas 5 acciones que podrían estar afectando “gravemente” tus objetivos, tus metas, tu productividad, tu empresa.

Acción 1: No tienes claro el objetivo y las metas a cumplir

Es más común de lo que crees que un director no sepa identificar sus objetivos. Como directores nos ocupamos de decirle a la gente lo que necesitamos hagan o cumplan pero no así que nos toca hacer o cumplir. Se necesita tener claridad en las responsabilidades para saber a qué es lo que nos toca hacer.

La idea es clara, el objetivo de una empresa es incrementar las ventas, reducir los costos y mejorar las utilidades, sin embargo ¿cuáles son las actividades, responsabilidades y metas de un director, de un entrenador?

No saber que hacer es justo esto es lo que afecta tu productividad.

> Hay un concepto simple, un director para ser efectivo debe enfocarse al menos un 70% en lo exterior y 30% en el interior.

Esto es; dedica más tiempo a generar relaciones comerciales, a promover la marca, a traer clientes y el tiempo restante a revisar el estado al interior de tu organización, por ejemplo, el estado de los resultados contra los objetivos, el porcentaje de cumplimiento a los clientes, la efectividad interna entre departamentos, el estado de las mermas y tiempos muertos, la revisión de los principales mandos, entre otros.

Acción 2: Queremos estar en todo

Seguramente has pasado días revisando todos los pendientes e involucrado con todas las personas en tu organización y al final del día a pesar de haber estado muy ocupado, a ciencia cierta no sabrías en que influiste para mejorar el resultado del negocio. El exceso de control termina en descontrol.

La ciencia de la productividad ha demostrado que entre más tareas estemos revisando, menos efectivos estaremos siendo, punto.

Si tenemos claros nuestros objetivos y trazamos una ruta crítica por semana, estaríamos definiendo por cada día las actividades qué necesitamos hacer y su importancia para el cumplimiento de tus metas.

No es por nada que la meditación es una actividad que se familiariza con los directivos exitosos. La meditación hace que aprendas a concentrarte en una sola cosa y a veces hasta lograr no pensar en nada. Esta actividad de aprender a no pensar en nada realmente potencializa tu mente. Por ello gran parte de los directivos no logra conectarse con la meditación dado que creen que deben estar en todo y en “modo multitareas”.

Es claro que un directivo tendrá varios proyectos, el problema no es que tenga varios proyectos a la vez, el problema empieza en no saber identificar su responsabilidad y menos su plan de trabajo semanal para cada uno; es decir su eficacia se reduce por la falta de planeación y ejecución.

Acción 3: Saber reconocer los buenos y los malos resultados

A la hora de valorar los resultados, muchas veces caemos en la idea que los malos resultados se castigan y los buenos resultados son nuestra obligación y no se festejan.

• Los buenos resultados se deben valorar y usar como escaleras que nos ayudan a mejorar el desempeño.
• Los resultados negativos se deben ver como un aprendizaje, no como un fracaso.

«Mi gran preocupación no es si has fracasado, sino si estás contento con tu fracaso».
Abraham Lincoln (1809 – 1865) fue un político y abogado estadounidense que ejerció como decimosexto presidente de los Estados Unidos de América desde marzo de 1861 hasta su asesinato en abril de 1865.

Es muy común que un director busque consecuencias cuando algo no salió bien. Este tipo de acciones simplemente atentan contra la integración y el trabajo en equipo de toda organización.

Además se formulan diálogos del tipo:

• ¿Qué pasa?, llevamos años haciendo esto
• ¡Díganme! ¿quién es el responsable?
• ¡Habrá consecuencias!

Sin embargo también puede ser que hayan obtenido resultados positivos y simplemente esto sería útil para capitalizar e incentivar a los integrantes de tu organización:

• El resultado fue mejor de los esperado, convoquemos una reunión para reconocer el trabajo de todos
• ¡Con estos resultados nuestros clientes confiarán más en nosotros!
• ¡Gracias por su esfuerzo!

La mentalidad con la reacciones ante un resultado positivo o negativo, será la forma en que influyamos en las personas. Es importante reconocer los buenos resultados y también convertir los malos resultados en lecciones para la mejora continua, además esto incrementará el desempeño de nuestra gente.

Acción 4: La perfección es la Kriptonita de la productividad.

Este punto es uno de los retos más desafiantes. Un sistema de gestión de la calidad nos indica que la perfección no es el resultado que se espera sino el hacer las cosas siempre igual. Es más importante hacer mil productos bien que de esos mil productos, hacer un 60% perfectos y el resto con problemas de calidad.

¿Te identificas con alguna?

-Revísalo una vez más, no me convence…
-Hasta que yo le de el visto bueno se entrega…
-Aún no creo estés listo…
-Mándamelo a mi correo para revisarlo…

Así de simple, por N… número de razones acabamos afectado el flujo de los procesos, perdiendo tiempo y muchas veces afectando la confianza de nuestra gente.

El asunto no es la necesidad de la perfección sino el miedo al error, a la falla, a la palabra “me equivoqué”.

Dirigir una organización, ser el representante de un exitoso equipo deportivo, sin duda genera no solo miedo -terror-. Se necesita aprender a vivir con ese sentimiento y ¿sabes por qué? nunca va a desaparecer. Tenemos que lidiar con nuestro día a día, asumiendo que el éxito y el fracaso son parte del elenco de ser un líder. Como diría Roberto Fontanarrosa (humorista gráfico y escritor argentino 1944-2007) “La perfección es obsesiva, y eso es un defecto”.

Acción 5: No darle el valor al recurso más caro, -el tiempo-.

Sin duda el tiempo es el recurso más caro y el más desperdiciado.

Para muchos esperar una hora para un brunch es un acto normal, para otros es matar el tiempo descaradamente. Como dice Tusser (poeta inglés 1524-1580), «¿Hay un delito mayor que perder el tiempo?»

Qué tal esto, existirán tareas en las que puedo ser mejor que otros y existirán tareas en las que otros serán mejor que yo y abrá tareas en las que debo estar obligatoriamente preparado y asegurarme de ser bueno en ello. Por ejemplo, fidelizar clientes, incrementar el desempeño de tu gente, lograr desarrollar una organización exitosa.

Darnos cuenta de estos tres escenarios puede ser la diferencia entre ser productivos y no serlo.

Si soy bueno en algo, pues me avoco incluso en hacerlo mejor. Si alguien es mejor que yo, pues no pierdas el tiempo y delégale.

En la planeación de un proyecto, justo en la parte que hacemos la ruta crítica (La línea del tiempo en el que las tareas rectoras suman el tiempo mínimo que un proyecto tardará en ejecutarse) es cuando debemos definir quienes serán los responsables de las tareas y lo justo es que sean los más aptos.

Dale valor al recurso más importante, el tiempo y dedícalo a las tareas que le aporten valor a tu trabajo, a tu organización.

Si te sentiste identificado con alguno o varios de estas 5 acciones, ¡Ten cuidado! Tarde o temprano el costo no será reversible.

Ser el responsable de un equipo de trabajo es y será desgastante y agobiante, no solo por el hecho de cumplir con las metas, sino también por el gran sacrificio que haces para cumplirlas. Por ello es importante desarrollar un buen sistema de trabajo y mejorarlo día a día.

Existen muchas metodologías para hacer más efectivo tu desempeño y también existe Enfoque 360. Podemos ayudarte a construir para ti y para tu organización un método efectivo de trabajo.