“Estoy convencido de que aproximadamente la mitad de lo que separa a los emprendedores de éxito de los que no tienen éxito es la perseverancia”.
Steven Paul Jobs, más conocido como Steve Jobs, fue un empresario y magnate de los negocios del sector informático y de la industria del entretenimiento estadounidense.
¿Cómo está el negocio? Si partimos que todo negocio es un ente viviente y tiene ciclos que obedecen al comportamiento de toda una organización como los clientes, el mercado y más, la respuesta no siempre será binaria. Decir que el negocio va bien, o que va mal no son expresiones empresariales. Es como decir que por una gripe nuestra salud está comprometida.
Un negocio tiene dos mediciones, la histórica (acumulado) y la del periodo actual (instantáneo). La primera nos representa el estado del negocio en un periodo largo. Estos periodos dependen de los años de vida de la empresa pueden ser desde un año, cinco años y más de diez años. La segunda medición es la instantánea. Esta abarca en la mayoría de los negocios un mes de operación. Este mes es el inmediato anterior a la fecha actual de calendario.
Todo ejercicio de evaluación empresarial, sugiere que revisemos los números del desempeño actual contra los números de las metas. Generalmente ante un periodo histórico los números serán fríos y claros. Basta con un reporte acumulado de un año para reconocer si el negocio va con tendencia favorable o no.
Una fórmula sencilla para saber “cómo va nuestro negocio”, es contar con un reporte histórico y combinarlo con la dura información de un reporte instantáneo.
Lo explico de esta forma: un reporte histórico tiene el resultado acumulado de las variables más importantes de la empresa, por lo que con este sabemos claramente dónde necesitamos poner atención. Por ejemplo, pudimos haber cubierto las metas de venta, pero no así obtuvimos la utilidad estimada. En este caso estamos gastando más que lo presupuestado y con un reporte acumulado, podríamos saber con precisión en que rubro estamos fuera de presupuesto. Esto parece sencillo, solo si en realidad cuentas con la debida estructura para obtener los datos correctos y aplicarlos en un reporte histórico.
Lo importante de un reporte mensual o instantáneo, es que con él sabemos en un lapso corto sí vamos mejorando en la variable que el reporte histórico señaló. No hacer caso a los reportes mensuales o no contar con ellos es lo mismo que caminar con los ojos cerrados a un acantilado y no poder evitar esa caída inminente.
Revisemos un ejemplo y cómo influye para su éxito la correcta utilización de los reportes históricos y los mensuales:
Imaginemos que un cliente nos contrata para construir un centro comercial. Nuestro cliente antes de contratarnos, nos pidió que le enviáramos nuestra curricula de obras para saber cómo había sido nuestro desempeño en los últimos cinco años. Así mismo hizo esto con las demás empresas que competían.
El reporte histórico incluía no solo nuestro estado de resultados, sino también los reportes individuales de las últimas obras. Esto al cliente le dio claridad que nuestra administración separaba la operación y resultados de cada proyecto, con los datos de la operación de la empresa. Sin duda eso nos dio una ventaja para ganar este proyecto.
La obra se proyectó a 24 meses y este fue el desarrollo:
Etapa de arranque.
Con la recepción del anticipo, preparamos un programa de trabajo que señalaba cómo íbamos a avanzar en cada etapa del proyecto, así como un estimado del costo invertido. Por este método se aclaraba como es que invertiríamos su anticipo y las fechas que presentaríamos solicitud de pago.
Inicio del proyecto.
Cada semana con el avance de la obra, el equipo de proyectos se daba a la tarea de capturar la información resultante tanto del avance de la obra como de la inversión por etapa. Cada mes se hacía un reporte de ese periodo, mismo que se acumulaba mes con mes.
Avance del proyecto.
Era una realidad que no todas las etapas avanzaban según lo programado, pero con los reportes instantáneos lográbamos poner atención para subsanar los retrasos o entender qué era lo que los estaba ocasionando. Con el reporte histórico podíamos saber si en lo general estábamos dentro de los parámetros más relevantes.
Para este ejemplo lo que quiero enfatizar es que no hay forma de saber “cómo va el negocio” si no tenemos los reportes para saberlo.
El hábito de usar reportes para responder nuestra pregunta, no va más allá del 30% de las empresas. Permíteme precisar esto, las empresas por lo regular si generan reportes, los gerentes están llenos de números e información, solo que no los usan para la toma de decisiones.
Las empresas comúnmente miden su desempeño mediante la percepción. No es de alarmarse que es una de las razones por las que solo 2 de cada 10 sobreviven a los dos primeros años de vida.
“Cada vez que un individuo o una empresa decide que el éxito se ha alcanzado, el progreso se detiene”
Thomas John Watson fue el presidente de IBM y quien supervisó el crecimiento de la empresa hasta convertirla en una multinacional.
Crear y usar reportes acumulados e instantáneos es lo que comúnmente usamos para responder nuestra pregunta de “cómo va el negocio”. En ellos se marcan las referencias que queremos lograr o sobre todo los números que señalan un periodo acumulado o la fotografía del mes inmediato anterior. Sin duda un ejercicio real y que nos permite tomar decisiones.
Decisiones reactivas y proactivas
Supongamos que nuestro reporte acumulado marca una tendencia clara hacia la baja, es decir, una variable si bien aún está por encima del límite inferior, su tendencia es a la baja y si no hacemos algo, seguramente en los siguientes meses ya estará por debajo del límite inferior, causando graves consecuencias.
En este ejemplo, una reacción proactiva sería reunir a las personas involucradas en los resultados de esa variable y entre todos hacer una lluvia de ideas para determinar cuales es la causa o causas que originan el efecto y que así mismo el equipo las valide. Teniendo esta conclusión entonces es posible proceder al desarrollo de un plan de trabajo para no solo contenerla, sino para cambiar su rumbo, aprender de esto y hacer una acción preventiva que en el futuro la prevenga.
Una acción reactiva, es hacer una reunión para buscar un responsable o peor aún, un culpable, alguien a quien seguramente se le lanzará la amenaza de que su puesto está en juego si no se corrige esa situación.
Permíteme hacer la pregunta de ¿cómo va el negocio? para el caso proactivo y la misma para un caso reactivo.
Veamos una respuesta típica para el caso proactivo: “En las operaciones del último bimestre observamos que una variable comenzó a ir a la baja, la cual de no contenerla podría afectar seriamente los resultados y comprometer las metas anuales de la organización. Sin embargo, el equipo trabajo en su análisis y juntos encontramos una solución para corregir ese rumbo, por lo que estamos optimistas que la solución será efectiva”.
Para el caso de una respuesta reactiva a nuestra pregunta, tendríamos una similar a esta: “Si no me hubiera dado cuenta YO del problema, ahora estaríamos en una sería situación. Tuve que tomar medidas drásticas y responsabilizar con su puesto a la persona que no puso atención a su trabajo”.
“No basta saber, se debe también aplicar. No es suficiente querer, se debe también hacer”.
Johann Wolfgang von Goethe fue un poeta, novelista, dramaturgo y científico alemán, contribuyente fundamental del Romanticismo, movimiento al que influyó profundamente.
No hay mejor ejercicio de claridad que saber la realidad y enfrentarla. Para enfrentar la realidad es necesario tener poder de decisión y así determinar la mejor acción parta resolver las circunstancias y asegurar el cumplimiento de la meta.
Las empresas y los integrantes de una organización antes que todo podemos ser proactivos, y así saber combinar las adversidades con iniciativas de control anticipado. Si el panorama no se ve bien, toma el control de la realidad, enfrenta los retos que implica el logro de los objetivos.
¿Cómo enfrentas las adversidades? ¿Sabes ser proactivo?
Practica esto y te aseguro que tu temple se fortalecerá ante cualquier decisión y saldrás de cualquier adversidad.
