No nos damos cuenta o al parecer ya nos acostumbramos, pero hoy estamos en la era de la información.
Marshakk McLuhan fue un canadiense de la mitad del siglo XX quien desde esa época, predijo la globalización de la información. En su libro “Entendiendo a los Medios de Comunicación” señaló la idea de la “aldea global” donde se precisa que sería un movimiento donde todos tendríamos acceso a la toda la información al mismo tiempo. Esta “Aldea global” hoy la conocemos como internet.
Históricamente hemos sido participes de la importancia de los archivos de las naciones y es que gracias a ellos hoy podemos conocer la trascendencia de los personajes que forjaron cada nación y cómo fue que hoy en día son lo que son. Los archivos recopilan, resguardan y difunden toda la información registrada o recibida por una entidad, personas o grupo de ellas que éstos realizaron.
En una empresa sucede exactamente igual, cada actividad que se realiza en ellas, ya sea clave o de soporte, necesita quedar registrada y con ello garantizar su uso efectivo para entender lo que pasó, lo que sucede y lo que sucederá. Los archivos son la fuente del entendimiento y acción para una toma efectiva de decisión.
Podemos hablar de un sinnúmero de beneficios al usar la información pero vamos a resaltar cinco específicamente en lo que hoy conocemos como reportes estratégicos.
1. Para sobrevivir al fracaso.
Para hablar del éxito tenemos que hablar del fracaso, parece contradictorio, pero tan importante es saber lo que se debe hacer como lo que no se debe hacer. ¿Has intentado conducir una bicicleta cerrando los ojos? Aguantarás si a caso unos 3-4 segundos antes de sentir la ansiedad de chocar con algo, en realidad no es el miedo a no ver si no a no saber si vamos bien.
En una organización, ver los reportes estratégicos cada mes o al menos cada semana, es lo mismo que cerrar los ojos en una bicicleta, si estás cerca del árbol no tendrás tiempo de reaccionar. En las empresas el mayor tiempo lo destinamos a resolver el torbellino de problemas que surgen en el día a día y en pocas ocasiones nos damos el tiempo de leer la información resultante de la gestión que estamos haciendo. Estoy seguro de que conoces la famosa estadística según 8 de cada 10 empresas cierran antes de cumplir su quinto año de vida y esto no es solo lo que te debe preocupar ya que puedo decirte que la otra estadística señala que solo 10 de cada 100 empresas logran sobrevivir a la transición generacional; es decir, parece que todo está a favor del fracaso.
Una forma de prevenir el rumbo de nuestra gestión empresarial, ya sea tengan menos de 5 años o más, es tener la información clave al día. No por semana, no por mes, sino cada día siguiente de una gestión. Hay diferentes indicadores pero al menos el porcentaje de facturación a clientes, cuentas por pagar, valor de inventario, flujo de efectivo, presupuestos, en fin cada empresa tendrá una mecánica diferente de datos claves, solo que no revisarlos es igual a no tenerlos y con ello no saber en que tendencia vas.
2. Para saber la satisfacción de los clientes.
Podemos confiar en los productos o servicios que ofrecemos pero te pregunto algo, ¿cuántas veces pides a tus clientes llenen una encuesta de satisfacción para saber el grado en qué nuestros productos o servicios satisfacen sus necesidades y en qué podríamos mejorar?. Podemos citar el famoso caso de la empresa Kodak, que tuvo una ceguera para adaptarse a las nuevas tendencias y a pesar de su valor en bolsa de 30,000 MDD en el 97, para el 2012 se declara en bancarrota obligada a entrar en un proceso de transformación.
Las empresas por más orgullosas que está de lo que ofrecen a sus clientes a incluso de su recurso humano, nada vale tanto como la opinión de sus consumidores. Hoy puedo decirte que para la gran mayoría de los directivos del mundo, lo más importante de su negocio es el cliente. Sin embargo en esta época del gran intercambio de mensajes, aún hay mucho que hacer en la implementación de encuestas de satisfacción al cliente y con ello evitar este porcentaje tal alto de empresas que cierran porque se centraron en sus productos o servicios y no en la opinión de sus clientes. Esta opinión se registra en las encuestas de satisfacción al cliente que día a día debes ver en tu pantalla.
3. Para conocer el estado interior de tu empresa.
¿Te has hecho últimamente un estudio de sangre? ¿Cuáles fueron tus resultados? Bien, si al menos hoy en día no nos hacemos un estudio de básico de sangre cada 6 meses podemos estar arriesgando nuestra salud, en vez de estarla previniendo.
¿Te imaginas saber el estado de tu empresa una vez al año? Las empresas se mueven a velocidades vertiginosas y los índices de productividad se mueven al día a día. La productividad de tu empresa sería la de dividir la producción de un proceso entre el gasto o consumo del mismo, indicando que es más productiva entre más produzca con relación a que menos consuma. Si usas esta relación y gestionas todos los procesos operativos de tu organización y adecuas un reporte por proceso y un acumulado, podrás ir identificando semana a semana si alguno está fuera de parámetros, porque aunque tu índice global esté positivo, podrás tener algún índice particular en negativo y bueno siempre querrás poder resolver un índice particular que enfrentarte aunque en el global estés en negativo. Esto podría ser el rumbo a la quiebra o crecimiento de tu empresa. Punto.
4. Para valorar el desempeño de tu gente.
¿Sabías que solo una de cada dos empresas evalúan a su gente? La evaluación del desempeño, está fundamentada para que puedan orientar a la persona a mejorar su desarrollo. Te señalo algunos principios que pueden destacar:
• La evaluación está orientada al crecimiento de las personas.
• Los parámetros de la evaluación deben estar fundamentados a los puntos referidos en su descriptivos de puesto.
• Tener claramente definidos los objetivos del puesto al menos una vez al año.
• Considerar la relación horizontal y vertical con los demás trabajadores.
• Dejar claro las métricas a cumplir para poder salir satisfactoriamente en la siguiente evaluación.
Con estos parámetros tendríamos indicadores estratégicos de:
• Grado de cumplimiento de sus objetivos.
• Información para corregir o fortalecer sus resultados.
• Enfocar su desempeño a los objetivos de su puesto, área y de la misma organización.
5. Para enfrentar los retos de la actual economía.
El alza de los hidrocarburos ha impactado severamente la economía de las empresas pero no solo esto, el alza de la canasta básicas, el valor de los intereses en los bancos, el costo de las materias primas, en fin, todo está en contra de las finanzas de una empresa y para darte un ejemplo, puedes haber facturado la misma cantidad este año que el año pasado y los datos de tu contador dirán que la empresa decreció financieramente. ¿Cómo es esto posible?
Lo que hoy nos cuesta producir algo es simplemente más caro que ayer y si agregamos que los clientes hoy quieren pagar menos que ayer, se complica la ecuación. ¿Qué hacen las empresas en estos casos? Medir cada valor y hacer una estrategia de disminución de costos para cada uno. Ya no basta con saber el estado de resultados cada mes de tu organización, ahora hay que precisar con un análisis de datos minucioso, dónde podemos ahorrar, qué podemos disminuir, qué opciones hay para comprar más barato, entre otras más.
La información que puedes tener en un reporte actualizado del estado de los costos de tus operaciones es importante, pero tener una comparativa del incremento de cada costo contra un periodo anterior puede representarte una oportuna toma de decisión antes que pierdas utilidades sin que te des cuenta.
Podemos decir que los reportes tienen como objetivo medir el desempeño de una actividad pero un reporte estratégico te da un parámetro de decisión. La suma de cada uno de los reportes de la organización permitirán mantener en todo momento un historial de todos los parámetros de tu empresa. Consecuentemente, los reportes estratégicos contendrán información precisa, basada en hechos y señalando los puntos que están fuera de condiciones ideales o con tendencia para salir de ellos.
Un reporte estratégico es un grupo representativo de datos que debes visualizar en tus pantallas día con día y no al término de un periodo de tiempo. Estamos en la era de la información y antes que todo lo más importante es saber con precisión el estado de salud de tu empresa.
Y tú, ¿cada cuando vez un reporte? ¿qué datos son los que más cuidas? ¿cuáles son los reportes estratégicos de tu organización?
