Mucho se dice sobre planear y más sobre hacer una planeación estratégica, sólo que en realidad lo que estamos queriendo decir es:
¡Que salga a tiempo, dentro de costos y con la calidad requerida!
Sí bien, planeación es “Identificar lo que se requiere y cuáles son los pasos para llevarlo a cabo” y estrategia es “dirigir con habilidad”, en términos prácticos: Hacemos que algo suceda o predecimos que no suceda, a través de acciones preventivas.
A menudo nos vemos como víctimas de jefes infames que desean un resultado, nos dejan indefensos o desprotegidos por que simplemente «no hay tiempo», los recursos son insuficientes o simplemente “de ello depende el proyecto”.
“Todo parece imposible hasta que se hace”
Nelson Mandela. Abogado, activista contra el apartheid, político y filántropo sudafricano que presidió su país de 1994 a 1999
Para realizar una Planeación Estratégica es necesario saber cómo funciona nuestro negocio, cómo funciona la mente de nuestro equipo y cómo interactúan las áreas con los procesos. La esencia del éxito de un proyecto, esta en la calidad de la información con la que contamos, no solo al inicio sino también durante todo el tiempo que vamos avanzando.
Supongamos que un cliente nos pide que coticemos un proyecto y el objetivo es establecer sus oficinas en otro país. El cliente expone que tiene una fecha límite por que habrá un evento y por consiguiente necesitamos hacer que suceda, entonces nos haríamos preguntas como: ¿qué país? ¿qué tipo de zona? ¿qué presupuesto? ¿número de empleados, características del inmueble, arquitectura?, etc.
En realidad, estos datos importan; son la clave para satisfacer al cliente en su objetivo, sólo que las preguntas qué deberíamos hacernos nosotros como planeadores serían: ¿Con qué equipo cuento? ¿Tengo en mi equipo el perfil adecuado? ¿Confío en ellos? La verdad en lo que menos hacemos conciencia para llevar a cabo un proyecto es en nuestro equipo ya que ellos serán la clave para satisfacer las necesidades del cliente.
“Esto hace que me quede sin aliento”
En la mayoría de las empresas, se planean proyectos sin evaluar la capacidad de efectividad del equipo responsable, y damos por hecho que es con lo que contamos y nos enfocamos en el objetivo, si hacemos esto, es como irse de vacaciones sin pensar antes cuánto dinero tenemos.
Imagina que eres (o tal vez lo eres) un directivo de ventas y acabas de entrar a una compañía. El Director te presenta a los vendedores y te aclara que ellos serán tu equipo base y que con ellos deberás cumplir la espantosa meta de forma mensual. Seguramente te viene a la mente “No los conozco y necesito gente en la que yo confíe para comprometerme a cumplir esa meta”. Lo mismo pasa con los proyectos, sabemos las características, conocemos al cliente pero te diré algo; el 75% de las veces que un proyecto falla, es por la mala ejecución de los integrantes del equipo responsable, el otro 25% generalmente obedece a una mala planeación.
¡Prácticamente iniciamos los proyectos con 75% de probabilidades de falla!
Desarrolla efectivamente a tu equipo y tu equipo desarrollará exitosamente tu proyecto.
Si calibramos la planeación estratégica y estamos conscientes de la calidad de desempeño de nuestro equipo, entonces nos podemos enfocar en planear:
1. ¿Qué elementos (de los cuales carecemos) necesitamos para lograr resultados ideales? Esto es; predecir las fallas. Estamos obligados a tener un plan de defensa y ahí tenemos la prevención.
2. ¿Qué medidas podríamos tomar para concretar estos resultados? Aquí hablamos de que normas, reglas, prácticas o condiciones debemos conocer para poder anticipar un fallo.
3. ¿Cuáles son los obstáculos actuales? Debemos saber las condiciones de partida. Imagina que vas a iniciar un juego amistoso de futbol, tienes estudiado al equipo contrario, sabes las condiciones de tus jugadores, sólo que hay un detalle, tienes que iniciar sin tu capitán (nuestro hombre líder, llegará tarde al partido) Bueno, al menos sabemos las condiciones de arranque y puedes prevenir qué hacer, qué estrategia aplicar mientras llega nuestro hombre, lo más importante de todo esto es que tenemos información para actuar, y no será una sorpresa al momento del silbatazo.
4. ¿Qué debemos cambiar o eliminar? ¿Qué actitudes debemos desechar y cuáles cambiar?
“El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan campeonatos”.
Michael Jordan.
Cada vez que avanzamos en un proyecto, obtenemos datos y con esos datos, podemos corregir el rumbo. ¿No es así como la plataforma de Waze, opera? Es muy típico que vas con el amigo que lo sabe todo y ambos toman el auto para asistir a una reunión. Inmediatamente tomas tu celular, abres la aplicación Waze e introduces la dirección, listo, 35 minutos al destino y una ruta marcada. Sabemos que nuestro amigo nos dirá “Yo sé una ruta mejor”. Waze sabe toda la información del tráfico en momento presente y la ruta que escogerá tiene los datos para precisar por dónde será más fluido, quizá no será la más corta, pero el poderoso algoritmo de Waze sabe que la prioridad es el tiempo, por encima de la distancia, así que sin dudarlo optas por Waze.
Esto es muy frecuente en los proyectos, imponemos mala actitud antes que información. La gente que opera un proyecto debe saber ser proactiva de acción y mente, debe saber obtener datos en tiempo presente y usarlos para ingresarlos en nuestro modelo de planeación (normalmente un gráfico de Gantt o una herramienta similar) y con ello valorar si con esta actualización el proyecto sigue en tiempo o es hora de ajustar, hora de aprender.
“El desierto de las organizaciones está cubierto por los huesos de quienes creyeron saberlo todo y dejaron de aprender.”
Philip Bayard «Phil» Crosby, fue un empresario estadounidense y autor que contribuyó a la Teoría Gerencial y a las prácticas de la gestión de la calidad
La planeación estratégica es un modelo de predicción, donde precisamos el resultado qué queremos lograr dentro de tiempo, costo y calidad. Valoramos con este reto la capacidad de nuestro equipo y en todo caso hacemos ajustes y preparamos un layout (diagrama de Gantt) para definir tiempos, tareas, revisiones y responsabilidades.
Esto en resumen sería:
a. Objetivo (¿Qué?)
b. Equipo de ejecución (¿Con quién?)
c. Plan de acción (¿Cómo?)
d. Plan de defensa (Prevenir)
e. Delegar responsabilidades (Definir)
f. Plan de consecuencias (Si algo va bien; continuas, si algo va mal; actúas)
La responsabilidad más importante del líder de la planeación estratégica es “conocer la información”. Si queremos que un proyecto resulte exitoso, debemos saber la información:
• Del objetivo deseado.
• Al inicio.
• Durante la ejecución.
• Al término.
La planeación estratégica no es un tema militar, es un tema de precisión. Te dejo esto:
¡El porcentaje de éxito de un proyecto, es directamente proporcional a la calidad de la información de inicio!
Si bien la ejecución es importante, yo te digo que es causalidad, su efecto dependerá de la causa y la causa es información. Punto.
¿Logras tus resultados dentro del tiempo, costo y calidad?, ¿Cuentas con un equipo proactivo que aprende de los avances y es responsable de hacer ajustes?
Una forma de mejorar resultados, es mejorar la capacidad de comprender la información.
¿Te interesa la Planeación Estratégica?
