Nos dice Charles Darwin, naturalista, geólogo y biólogo que “No es la más fuerte de las especies la que sobrevive, tampoco es la más inteligente la que sobrevive. Es aquella que se adapta mejor al cambio.”
Esto si lo aplicamos en una organización empresarial lo entenderíamos como el acto de no querer tener a los mejores empleados o tener el director más experimentado y exitoso, sino contar con una organización que tenga escrito lo que tiene que hacer, que haga lo que está escrito y que deje la evidencia para demostrarlo. Esto es un sistema de gestión de la calidad (SGC); es decir, un sistema que hace que la compañía se adapte a los cambios y que viva en un ambiente de mejora continua.
De hecho, la mayoría de las empresas operan dependiendo del propio criterio de sus empleados, tanto así que algunos de ellos se vuelven indispensables no por la eficacia y eficiencia de su trabajo, sino porque no hay nadie más que sepa como hace su trabajo.
Despues de todo, no hay mucha opción para saber cómo lo hace y creemos que con él es la única forma de aumentar los resultados. ¿Puedes creerlo? Esto sucede en la mayoría de las empresas.
Bienvenido al mundo real.
No es necesario cambiar. La supervivencia no es obligatoria.
W. EDWARDS DEMIN, estadista, profesor y fundador de la Calidad Total
Solo algo simple que decir: un sistema de gestión de la calidad es la brújula de un navegante.
En el más estricto de los sentidos, un SGC es un método que almacena en forma controlada las instrucciones claras y simples para coordinar, dirigir y controlar las actividades de una organización; esto es la forma en que las organizaciones garantizan que cada proceso que crea un producto o servicio se haga exactamente igual en la vez primera como en la mil. Diferente a lo que unos piensan que lo consideran un sistema de gastos innesesarios, que solo es un mero requisito para cuestiones de auditoría.
La importancia de este método es simple, permite que cada tarea de una organización se ejecute en forma efectiva y eficiente y que además deje una trazabilidad para medir en cualquier momento el desempeño del proceso e incluso la calidad del producto o servicio. En este caso si partimos de la frase Lo que no se mide, no se puede mejorar del físico y matemático William Thomsom (1824-1907) los SGC permiten medir el grado de cumplimiento de un proceso o desempeño y esto en términos prácticos es la esencia de la mejora continua.
Beneficios de un SGC
Ahora que tenemos claro lo que un SGC significa, podemos señalar que al implementarse y usarse de forma efectiva, le permitiría a las empresas mejorar en forma directa su desempeño y valor económico así como la calidad ofrecida a sus clientes y en definitiva haría un efecto positivo en los siguientes puntos:
• Estabiliza el comportamiento de un producto o servicio.
• Reduce el porcentaje de errores por mal desempeño.
• Reduce las desviaciones de calidad
• Satisface el grado de calidad esperado por los clientes
• Permite la implementación de un tablero de indicadores
• Reduce el porcentaje de merma
• Mejora el desempeño del personal
• Maximiza el valor del producto o servicio
La implementación de un SGC hoy en día no es un método costoso ni tampoco se implementa en un largo periodo de tiempo, actualmente hay sistemas de implementación estructurados que permiten la construcción de este sistema en forma estructurada, por etapas y con tiempos controlados.
Una vez implementado un SGC se usa en forma simple y adecuada, cuenta con mapas visuales que señalan paso a paso el orden de la secuencia así como los registros que el usuario debe llenar para dejar la evidencia, misma que sirve para la aplicación de indicadores y medidores de desempeño.
En forma simple una vez que hemos implementado y usamos un SGC directamente genera mejoras en lo siguiente:
• Eleva la actitud en el personal
• Crecen las ventas por la calidad
• Presenta menores reclamos por los clientes
• Reduce la rotación de personal
• Disminuye el estrés en los empleados
• Genera estabilidad en los mandos altos
• Crea un ambiente de empresa responsable
• Incrementa considerablemente el grado de oportunidad de crecimiento sustentable.
• Reduce los costos
Hemos hablado de muchas ventajas ¿cómo se implementa?
En términos prácticos, su proceso de implementación se aplica en diferentes modelos y hoy en día en simple y práctico:
Hacemos un levantamiento de qué personas y procesos intervienen para hacer un producto y servicio, en conjunto con las personas claves y de soporte de la organización hacemos la secuencia de pasos así como los datos que vale la pena registrar. Con esto que acabamos de mencionar podemos contruir un SGC efectivo y simple. Podemos mencioanr que si bien esto ha sido fácil no es toda la tarea, debido a que una vez que el sistema arroja los datos del comportamiento, tendremos la tarea de hacer las evaluaciones de desempeño para aplicar toma de decisión en función de la mejora del prodcuto o servicio, del proceso que lo genera o de las personas involucradas. Si ven esto más que un proceso complicado es un método que si funciona.
¿Te interesaría aprender más sobre los sistemas de Gestión de la Calidad? ¿Consideras útil esta herramienta?
Si se puede soñar, se puede lograr.
WALT DISNEY, director, productor, dibujante y guinista estadounidense, ganador del premio Óscar en 22 ocasiones.
Hola Fer
Completamente de acuerdo con tus comentarios, en mi trabajo tengo un presupuesto que cumplir apegada a realizarlo bajo estándares globales de calidad y servicio , esto me ha enseñado a trabajar apegada a proceso y responsabilizarme de la asesoría, colocación y servicio postventa, esto crea un resultado de satisfacción en el cliente, para mi una venta bien hecha y finalmente construyo una relación de negocio a largo plazo, tiene sus ventajas.