Tableros de mando integral: ¡la base de la toma de decisiones!

“Seek and destroy”
Novena canción del álbum debut de la banda estadounidense Metallica.

Es una frase célebre en la toma de decisiones estratégicas, tan solo por el hecho de que hace mención en buscar, encontrar y destruir, y sí hacemos una analogía de esta acción puedo decirte que en acciones militares, buscar ya no es un tema de mandar soldados con enormes armas a buscar enemigos por el mundo, tan solo ahora es el uso de datos en la red y con esto se ganan guerras.

El Cuadro de Mando Integral, es una herramienta que integra los valores resultantes de la medición de uno o varios procesos. Lo versátil de esta herramienta es que te permite ver de forma sencilla y comprensible el estado en tiempo real de un proceso y con ello tomar oportunamente decisiones. Solo imagínate conducir un auto sin el tablero que tienes frente a ti; es decir, sin saber la velocidad, la cantidad de combustible, el GPS, y demás datos que nos permiten de forma segura y eficiente llegar a un destino.

“Lo que se puede medir se puede mejorar”
Frase generalmente atribuida a Peter Druker, pero en realidad le corresponde a Williams Thomson físico y matemático británico (1824 – 1907).

Todo proceso de mejora, le llames como le llames, tiene la misma base: definir punto A y punto B; es decir la situación actual y la situación deseada, después la definición de los indicadores claves y de soporte (que normalmente se les llama KPI´s por sus siglas en ingles), a estos indicadores se les determina su frecuencia de medición y también el programa de publicación en el tablero de mando integral.

Te doy un ejemplo: hoy en día cada vuelo puede seleccionar la posición de piloto automático y es posible que el avión pueda despegar desde cero y aterrizar en el punto destino si se cuentan con las condiciones normales tanto atmosféricas como mecánicas. Los aviones actuales, cuentan con un sistema complejo de medición tanto de las condiciones meteorológicas como de los sistemas electrónicos y mecánicos, con base a esto, el piloto automático puede operar todos los sistemas garantizando la correcta toma de decisiones. Te aclaro que antes de todo vuelo, hay una planeación a detalle de lo que se tiene que hacer, en este caso, llevar un avión de pasajeros de un destino a otro, dentro de un horario programado, una cantidad precisa de combustible y con los más altos parámetros de calidad, entre otros muchos.

Un tablero de mando integral es un piloto automático, dado que este provee la información táctica en el momento justo para interpretar el estado de un proceso, por ello que los responsables si están leyendo esta información, solo actuarán en aquellas situaciones en las que se requiera una toma de decisión para prevenir una desviación. Permíteme decirte que los tableros son proactivos, ya que principalmente trabajan señalando tendencias y no precisamente cuando una variable ya está fuera de los límites ideales.

Aterricemos esto con otro ejemplo, uno más simple, supongamos que debes construir 70 casas, a un costo, tiempo y calidad determinada, para esto, necesitas tener claro diferentes puntos claves como el proyecto ejecutivo, el presupuesto autorizado, el personal que estará a tu cargo, los proveedores y otros elementos más. Ya que contamos con la información clave y de soporte, pasamos a realizar un diagrama de Gantt o en su caso un proyect; esto es, que debemos disponer todas las tareas a efectuar, sus tiempos, sus fechas de inicio y término así como los responsables.

Ahora, ya con esta planeación, desarrollaremos los factores críticos a controlar así como las reuniones (a estas les llamamos hitos) para interpretar con nuestro tablero de mando integral el estado de las variables y así saber como va el tiempo programado contra el tiempo real, lo mismo con el costo y la calidad. Lo más importante de esto, será siempre estar previniendo una situación que comprometa el proyecto ya que solo así tendremos las mayores posibilidades de construir nuestras 70 casas en tiempo, costo y calidad.

Es difícil pero no es imposible iniciar y terminar proyectos dentro de los parámetros ideales programados, solo que lo que si es difícil es ocuparnos del control de los indicadores y esto obedece a una sencilla razón; los líderes de proyectos, gerentes, coordinadores y directivos, actúan más por reactividad que por proactividad. La verdad te preguntarás ¿por qué?, te diré una de las razones, nos sentimos más útiles dentro de un remolino de miles de problemas y complicaciones que haciendo actividades de programación y control estadístico, nos sentimos más útiles no teniendo hora de salida y con días que simplemente la agenda no da, que capacitando a nuestra gente en planeación, medición y control de los resultados.

Tenemos que ir al súper con una lista de “súper”, sino seguirás saliendo con productos que no necesitabas y con el presupuesto rebasado mes con mes. La ocupación de las consultorías de análisis de datos, invierten más su tiempo en hacer consciencia sobre el uso e importancia de los KPI´s y tableros de mando que en cobrar sus facturas, ¿Te sorprende?, el tema es que cuando los clientes identifican el tiempo y la eficacia que logran con las implementaciones de estos tableros, agradecen tanto que pagar una factura es un punto que los hace feliz.

“Los logros de una organización son los resultados del esfuerzo combinado de cada individuo”
Vince Lombardi, entrenador de fútbol americano estadounidense.

Todo líder que basa su ejecución en la gestión de indicadores será un proveedor de resultados confiables y que su equipo lo considerará como un estratega y no como un jefe que vive en un mundo de complicaciones.

Las aplicaciones de un tablero de mando integral no solo se dan en la ejecución y el control de proyectos, también en la gestión del desempeño humano, atención al cliente, inversiones financieras, control de programas espaciales, navegación de submarinos nucleares y bueno te digo todo esto, porque si puede proveer de control a sistemas tan complejos que no hará por tu organización.

¿Te has preguntado cuál es el porcentaje de aprobación de tus clientes de tus productos o servicios? ¿basas los incrementos de sueldo y promociones de tus empleados en datos y controles estadísticos?

¿Te gustaría tener en tu celular día a día los datos más críticos y simples de tu organización? Enfoque 360 te dice cómo.