“Lo que más importa nunca debe estar a merced de lo que menos importa.”
Johann Wolfgang von Goethe fue un poeta, novelista, dramaturgo y científico alemán, contribuyente fundamental del Romanticismo, movimiento al que influyó profundamente.
Imagina esto:
Estas parado frente a lugar “X” de tu empresa, de repente observas que una pieza se cae, reaccionas y de inmediato la colocas donde estaba; pero observas que esto pasa repetidas veces y te comienzas a desesperar. No entiendes lo que pasa.
De repente alguien se acerca a ti y te dice al oído “jefe estamos tirando lo que no sirve, no se preocupe sabemos lo que hacemos”.
¿Alguna vez a la mitad de un día complicado sientes que las cosas no están saliendo como esperabas?, ¿sientes que tu gente no entiende tus prioridades?, ¿has dado una orden contraria a la idea de un colaborador o colaboradores y esa orden no cubrió tus expectativas?
En estricto sentido, una empresa es un grupo de personas con responsabilidades y objetivos generales y particulares, que en conjunto tienen un fin en común.
Queremos hacer tantas cosas, tenemos tantas ideas en la mente, que a veces no avanzamos con nuestras prioridades y esto nos desespera. Es más, creemos que todo “el mundo” está igual y aunque no estemos avanzando con lo nuestro, sentimos que todos viven este mismo efecto.
Una gestión eficiente suma responsabilidades, resta deficiencias, multiplica competencias, divide el trabajo y aligera el estrés de los directivos para el logro de objetivos y alcance de metas. Como dice Sun Tzu: “El que gana un combate es fuerte, el que vence antes de combatir es poderoso. La verdadera sabiduría consiste en vencer sin combatir.” El asunto es definir lo que cada quien tiene que hacer y la sabiduría está en asegurarse que se haga.
Hay muchas formas para evitar quemar el tiempo y seguramente cada uno de nosotros tendrá una situación muy particular. Razones para estar encima de alguien más con la idea que solo así hará su trabajo. Pero al final lo que queremos conseguir es que tanto nosotros como ellos podamos cumplir con lo que nos corresponde.
Tener claro lo qué debemos hacer y cómo se debe hacer nos permitirá conseguir mayores posibilidades de éxito y sentirnos bien con nosotros, con los otros y con lo o el otro.
Para conseguir un mejor desempeño en lo que nos corresponde y no caer en la creencia que debemos controlar todo y a todos, te dejo estos 3 puntos que te ayudarán en el arte de dirigir sin obsesionarte.
1. Desarrolla un objetograma
Cada organización existe para cumplir un objetivo comercial y a este objetivo estará alineado con los objetivos de cada persona. Si bien hablamos de todos, al menos para ti solo te preocuparás por las personas directo a tu cargo. De igual forma ellos harán lo mismo con sus equipos.
Sin embargo, el punto no se llama organigrama, sino objetograma y esto es porque no se basa en la jerarquía si no más bien en la definición de los objetivos individuales para cumplir con el objetivo de la empresa ¿Interesante verdad?
Más de un 70% de las personas en una empresa no tienen claridad de su objetivo, si bien solo saben sus funciones y sin objetivo se anulan las metas.
Hace unos meses estábamos con un cliente y él nos decía que en su empresa no se estaban logrando las metas de venta, que no sabía lo que pasaba. Constantemente se decía a sí mismo ¿Qué pasa?; Tenía tres vendedores y aunque te parezca sorprendente, no obtuve respuesta ante la cuestión: ¿por qué hay tres vendedores y no dos o por qué no cuatro?, ¿cuál es el objetivo que haya tres? Pareciera que hubiera tres vendedores no porque entre los tres sumaran la meta global de ventas, sino porque eran las personas que por el tiempo se habían asignado.
Si no está claro lo que tengo que hacer, cómo me reclamas que no lo estoy haciendo bien.
Definir un objetograma para dar claridad a las responsabilidades, objetivos y metas en cada colaborador, es uno de tus objetivos rectores. Si tu equipo tiene claro esto, entonces podrás concentrarte en desarrollar las tuyas. En este orden no al revés.
2. Define un programa de revisión.
Este punto es uno de los más complicados para cumplir.
“Queremos que se cumplan las reglas pero no hacemos nada para vigilarlas.”
No te sientas mal por esto. Al menos en 8 de cada 10 empresas, la evaluación, seguimiento y acompañamiento del desempeño de las personas no se hace. Si queremos que la gente cumpla, nosotros debemos cumplir primero. Ojo con esto, muchos empresarios quieren tener el control de sus organizaciones y solo lo saben hacer a través del mal hábito de hacer juntas de revisión de avances. ¿Te suena parecido? Cada semana te preocupa el avance de un proyecto que te quita el sueño y antes que cualquier cosa, solicitas a tu gente una reunión extraordinaria para hacerles el ataque típico de: ¡algo estamos haciendo mal!
Un programa de revisión es toda una cultura acerca de la proactividad.
Funciona así:
1. Defines un objetivo general para cada colaborador.
2. Partes ese objetivo en pequeños objetivos particulares y estableces métricas.
3. Para cada métrica estableces un periodo de revisión.
4. El programa de revisión debe tener claro el avance esperado por cada revisión.
5. En cada junta revisas el avance real y lo comparas con el programado.
Con este ejercicio podrás anticipar toda acción y mantener en mejor forma el avance de un proyecto o de todo el resultado. Controlar no es sinónimo de obsesión. Controlar es tener referencias numéricas y solo actuar parta evitar desviaciones. Controlar proactivamente es una herramienta muy poderosa para la gestión empresarial.
3. Retroalimentar
“Yo creo bastante en la suerte. Y he constatado que, cuanto más duro trabajo, más suerte tengo”.
Thomas Jefferson fue el tercer presidente de los Estados Unidos de América, ocupando el cargo entre 1801 y 1809. Se le considera uno de los Padres Fundadores de la Nación.
No hay mejor tiempo invertido que en prevenir, porque el éxito de tu empresa no es un tema de suerte.
Al ser humano le va más ser reactivo que proactivo. No por nada en una empresa la gente recibe nueve llamadas de atención por cada felicitación.
Podría no ser tan grave saber que alguien no vaya cumpliendo sus prioridades, lo grave está que su jefe inmediato no lo note. Es común ver ocupada a la gente todo el día. Lo que no es común es que sepas si esa gente está cumpliendo con sus responsabilidades de ese día.
No hay una fórmula infalible para asegurar que todo salga bien. Sin embargo existe la disciplina que funciona como nuestra válvula de seguridad.
Para poder retroalimentar en forma efectiva, debemos ser disciplinados.
En resumen:
1. Estableces objetivos y metas particulares para un resultado establecido.
2. Defines un programa de revisión.
3. Retroalimentas los resultados en cada revisión y defines acciones.
Mantenerte equilibrado y organizado siendo empresario no es sencillo, pero aplicar esta metodología si Esto puede ayudarte a evitar que te sientas abrumado y esto es parte de ser un empresario eficiente y eficaz.
Mantén tu concentración en prevenir. Recuerda que si lo programas lo controlas. Si retroalimentas lo mejoras.
